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8 dicas práticas para otimizar a gestão da agenda de pacientes

8 dicas práticas para otimizar a gestão da agenda de pacientes

Um questionamento comum de muitos médicos(as) é: como atender mais pessoas por dia no consultório sem perder a qualidade das consultas? É necessário se valer de estratégias para otimizar a gestão da agenda de pacientes. 

Para isso, você deve contar com a tecnologia para organizar os horários, considerar sempre imprevistos, manter um contato de proximidade com o público, entre outras práticas.

QuerEstá curioso saber como fazer a gestão da agenda da sua clínica de um jeito eficiente? Não deixe de conferir as 8 dicas que listamos abaixo. Boa leitura!

1. Faça a previsão do tempo médio de cada consulta

Ao estimar a duração de cada atendimento, você consegue organizar melhor a agenda do seu consultório. Afinal, não corre o risco de agendar mais pacientes do que consegue atender, o que geraria aborrecimentos, nem fica com horários ociosos. Sem contar que, com esse planejamento, você evita atrasos, o que também é motivo de insatisfação para o público. 

Além do tempo médio de cada consulta, determine os períodos de intervalo entre elas, que pode ser de cerca de 10 minutos para que sua equipe possa arrumar e higienizar a sala para o próximo paciente. Nesse tempo, você também pode se preparar melhor para o atendimento seguinte. 

Nessa questão, apesar de o ideal ser realizar o máximo de consultas por dia, tenha em mente a necessidade de dedicar o tempo para que cada paciente receba um atendimento personalizado e humanizado. Ou seja, sem pressa para que você consiga escutar o que as pessoas têm a dizer e ainda explicar em detalhes o quadro clínico e plano de tratamento.

2. Intercale tipos de atendimentos diferentes 

Para conseguir fazer melhor o uso do seu tempo, o ideal é intercalar os tipos de consultas. As consultas regulares costumam demorar mais, por isso, oriente a sua equipe a intercalar esse atendimento com as consultas de retorno, que são mais rápidas.

Em relação aos retornos, você pode propor ao paciente fazer a teleconsulta (desde que utilize tecnologias seguras como as preconizadas pelo Conselho Federal de Medicina). Ao atender a distância, você ganha mais agilidade com os seus horários.

Tem também o fato de o atendimento remoto ser uma comodidade para pacientes, já que não precisam sair de casa (quando não houver a necessidade da realização de um exame físico). Outro ponto é a redução do número de pessoas na sua sala de espera.

3. Confirme as consultas previamente

Você deve ter em mente que as pessoas podem se esquecer da consulta agendada, ainda mais se a marcação tiver sido feita com muito tempo de antecedência. Essas ausências desorganizam a agenda e ainda podem afetar o seu faturamento, dificultando a gestão financeira da clínica.

Para evitar isso, você pode abrir os horários em datas mais próximas à consulta ou utilizar uma estratégia mais simples, que é a confirmação do atendimento com um ou dois dias de antecedência.

Com isso, você reduz as chances de faltas e também de atrasos nas consultas, pois relembra o paciente do horário correto. Além disso, preenche com mais facilidade os horários ociosos com os pedidos de encaixes.

Essa confirmação pode ser feita por telefone, WhatsApp ou e-mail. Contudo, para que não haja a necessidade de ter alguém da equipe somente para essa função, automatize essa tarefa com o lembrete de consulta por e-mail.

Desse modo, a confirmação é automática, o que significa economia de recursos para a sua clínica, pois é possível trabalhar com uma equipe mais enxuta.

4. Adote uma lista de espera digital

É comum que os pacientes não queiram esperar tanto pela consulta, especialmente se estão com um problema de saúde, mas não querem se dirigir ao serviço de pronto-socorro. Para lidar com esses casos, a dica é centralizar os pedidos de pacientes em um único local e, de preferência, em um arquivo online. Dessa forma, todas as pessoas da equipe têm acesso a essa listagem digital e podem preencher os horários vazios respeitando a ordem de quem fez a solicitação primeiro.

5. Seja pontual

Quando se fala em fazer a gestão da agenda de pacientes, logo pensamos nos atrasos e faltas dos pacientes. No entanto, profissionais também devem ter o compromisso de zelar pela pontualidade.

Ao atender no horário certo, você oferece uma abordagem focada no bem-estar do paciente. Essa é uma maneira de fidelizá-lo e manter uma boa imagem da sua clínica. 

Para evitar atropelos, uma estratégia é sincronizar a agenda do consultório com a sua agenda digital pessoal. Logo, você só disponibilizará os horários que realmente estão vagos para atendimento.

6. Prepare-se para urgências e imprevistos

Apesar do seu compromisso em ser pontual e também de fazer a confirmação da consulta com antecedência, imprevistos podem acontecer. Então, é necessário que a sua equipe esteja preparada para remanejar com agilidade o horário de pacientes nessas situações.

Assim, você pode desmarcar o horário ou pedir que o paciente compareça um pouco mais tarde para que ele não venha sem necessidade ou tenha que ficar esperando.

Além de imprevistos, dependendo da especialidade atendida, também pode ser necessário resolver urgências em um hospital ou em outro local de atendimento, por isso é preciso se preparar para lidar com situações inesperadas.

7. Utilize o agendamento digital

Para otimizar a gestão da agenda de pacientes, a melhor estratégia, sem dúvida, é se valer do serviço de agenda médica online

Essa é uma maneira de deixar seu paciente mais à vontade para escolher o melhor dia e horário de atendimento. Além disso, pode fazer a marcação em qualquer dia ou horário do computador, tablet ou smartphone, ou seja, não depende de uma ligação telefônica restrita ao horário comercial.

8. Conte com boas ferramentas de gestão

Deu para perceber que a utilização exclusiva da agenda de papel ficou no passado, certo? Para otimizar os apontamentos, é importante adotar softwares de gestão, como o da SimDoctor.

Com a nossa ferramenta, você pode oferecer o agendamento online, utilizar o lembrete automático de consulta e sincronizar a agenda do seu consultório com a sua pessoal, tudo de um modo bastante simples. 

Agora você já sabe quais estratégias utilizar para otimizar a gestão da agenda de pacientes. Para agilizar seu fluxo de trabalho e garantir a satisfação do público, o recomendado é contar com tecnologias que atendam às principais necessidades das clínicas médicas.Que tal saber mais sobre a agenda online da SimDoctor? Descubra as 7 funcionalidades dessa ferramenta e veja como a sua clínica pode se beneficiar ao adotá-la!

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