Ela é a primeira pessoa que entra em contato com os seus pacientes e, por isso, pode ser tida como um cartão de visitas. Por isso, é fundamental ter muito cuidado ao contratar secretária ou recepcionista para o seu consultório médico.

No entanto, essa não é uma tarefa muito simples. Pois não basta avaliar a experiência e os conhecimentos da profissional no atendimento na área da saúde. É preciso considerar uma série de habilidades e competências necessárias para que ela exerça a função da melhor maneira.

Assim, neste post apresentamos as boas práticas para você selecionar e contratar uma secretária. Continue a leitura e aprenda como proceder no seu consultório!

Quais funções devem ser exercidas por uma secretária?

Antes de tudo, é importante esclarecer o que uma secretária realmente fará no seu consultório. Ela deve ter as aptidões necessárias para ajudar no seu dia a dia, mas sem exageros. Ou seja, você não deve exigir dela mais do que o cumprimento de suas funções.

Portanto, procure uma pessoa com experiência e conhecimentos que sejam realmente úteis para o seu consultório. Veja, a seguir, as principais obrigações de uma secretária da área médica.

Agendamento de consultas

Ela é a principal responsável por organizar a sua agenda pessoal e profissional. Mesmo que você conte com um software, com o qual os próprios pacientes farão o agendamento e o cancelamento online, sua secretária deve saber fazer isso de maneira organizada e rápida.

Gestão do sistema médico

Da mesma forma, a secretária deve ser preparada para atualizar as informações no seu software de gestão, desde o agendamento até os controles financeiros. Afinal, você não terá tempo para inserir novos dados no sistema. De fato, é provável que, com o tempo, ela tenha tanto conhecimento das questões burocráticas do consultório quanto você (ou mais!).

Recebimentos e pagamentos

Outro detalhe administrativo que, no geral, passa pelas mãos da secretária é o recebimento de faturas e até alguns pagamentos a fornecedores. Mesmo que prefira realizar essas funções sozinho, é importante que ela saiba fazer isso para quando você estiver indisponível. É bom lembrar, também, que precisa ser uma pessoa de confiança e boas referências para lidar com seu dinheiro.

Assistência no trabalho médico

Na hora de contratar secretária para o seu consultório, obviamente, ela deve estar preparada para ajudar você no seu trabalho. Deve cuidar dos equipamentos, organizar a sua sala para receber cada paciente, enfim, ser uma pessoa entendida da rotina médica.

Atendimento aos pacientes

Claro, a sua secretária necessita ter a capacidade de se relacionar bem com os pacientes e atendê-los da melhor forma. Isso significa, inclusive, saber lidar com imprevistos e até insatisfações e frustrações, como no caso de atrasos ou cancelamentos de última hora.

Quais as habilidades e competências necessárias?

No entanto, por mais que seja interessante contratar secretária que tenha experiência nas funções acima, todas elas podem ser aprendidas com o tempo. Por isso, mais importante ainda é escolher alguém que tenha habilidades e competências comportamentais que, de fato, podem fazer muita diferença e são inerentes à própria pessoa. Confira o que considerar:

Organização

A sua secretária precisa ser bastante organizada para cuidar do seu consultório, manter todos os equipamentos em ordem e a sala de espera sempre limpa. Porém, ainda mais importante é que ela tenha organização para lidar com sua agenda, seus documentos e as informações dos pacientes.

Paciência

Para saber lidar com as frustrações e insatisfações dos pacientes, é fundamental que a sua secretária tenha muita paciência. Pois se ela perder a calma, pode piorar a situação e comprometer de vez a relação do consultório com as pessoas.

Empatia

É sempre bom ter em mente que boa parte das pessoas que frequenta seu consultório passa por um momento difícil, de fragilidade e impaciência. Assim, a sua secretária deve ter empatia suficiente para entender essa situação, se colocar no lugar dos pacientes e relevar qualquer problema.

Proatividade

Possivelmente, você não vai estar presente para resolver todas as situações no consultório, tendo em vista que precisa conciliar o atendimento com outros compromissos. Assim, a sua secretária deve ter proatividade para resolver tudo que estiver ao alcance dela, como questões administrativas e que envolvam a agenda médica.

Comunicação

Por último e não menos importante, a secretária deve saber se comunicar em todos os momentos, tanto para se relacionar com os pacientes e os fornecedores quanto com você mesmo. Além disso, é fundamental que ela tenha um bom português, escrito e falado.

Como contratar secretária para o consultório?

Agora que você já viu o que buscar em uma profissional, podemos explicar como contratar secretária ou qualquer outro auxiliar para o seu consultório. Depois de definido o perfil desejado, segundo as características descritas anteriormente, é hora de criar um processo seletivo, com um plano de ação e datas específicas para cada etapa.

Esse processo começa com uma boa descrição da vaga, que contenha não apenas o que você precisa, mas também o que vai oferecer para a profissional. Pois é bom lembrar que a relação de trabalho precisa ser benéfica para as duas partes.

Em seguida, é hora de fazer o anúncio da vaga em sites de emprego, jornais, mídias sociais ou outros veículos especializados. Independentemente do lugar escolhido para a publicação, é importante que ele seja acessível ao seu público-alvo, ou seja, possíveis candidatas.

Depois é hora de selecionar os currículos, analisando bem todos os detalhes e entrar em contato com as escolhidas para fazer uma entrevista. Para facilitar o seu trabalho e não criar expectativas, o ideal é separar os 10 melhores para uma primeira conversa por telefone, convidando as 3 preferidas para conversar pessoalmente.

Na entrevista, verifique se elas realmente possuem as experiências descritas no currículo, mas, sobretudo, procure perceber se elas têm as competências comportamentais necessárias. Para tanto, evite perguntas muito formais e diretas. Uma conversa informal pode revelar muito mais sobre as atitudes e o caráter de uma pessoa.

Por fim, na hora de contratar secretária ou outro funcionário, lembre-se sempre de observar e respeitar a legislação trabalhista. Assim, procure ajuda profissional para concretizar a contratação da candidata escolhida. O mais importante é que tanto você quanto ela se sintam satisfeitos com o acordo.

Gostou de saber como contratar secretária para o seu consultório? Quer conferir mais conteúdos como este? Então, veja também como amenizar a desistência de pacientes em consultas!