O sucesso de qualquer negócio depende da boa administração e de um serviço de qualidade. No entanto, realizar a gestão de consultório médico de forma efetiva é um desafio para muitos profissionais. Ter a preocupação com o gerenciamento da sua clínica é fundamental para evitar custos desnecessários e conseguir os melhores resultados. Assim, você traz mais satisfação aos pacientes e aumenta o lucro do seu negócio.

Nesse sentido, a otimização dos processos deve ser constante e estar presente desde a procura pelo atendimento até o pós-consulta. Além de se preocupar com os pacientes, a empresa precisa crescer em vários aspectos para se tornar competitiva no mercado e oferecer um serviço mais qualificado.

Entenda a seguir a importância de ter um gerenciamento estratégico e veja dicas para melhorar a gestão de clínica médica, com destaque para a tecnologia!

Importância do gerenciamento estratégico

As clínicas médicas precisam estabelecer objetivos, como a redução de materiais ou a captação e fidelização de pacientes. Para isso, é necessário traçar metas e avaliar a rotina de trabalho, a fim de descobrir os pontos fracos e fortes do seu negócio.

Com essas atitudes, você pode transmitir os valores, missão e visão da empresa para pacientes e colaboradores. Terá em mãos ainda um planejamento estratégico, visando o futuro e sustentabilidade financeira da sua empresa.

Logo, ao listar esses objetivos, você estará definindo como deve agir para alcançar o que foi planejado. Assim, aumentará a competitividade do consultório, tornando-o mais preparado para os desafios do mercado.

Além disso, sua clínica pode se adaptar a diferentes situações e diminuir as incertezas comuns a qualquer negócio. 

Dicas para melhorar a gestão de consultório médico

Algumas práticas podem ajudar a aperfeiçoar os processos da sua empresa e melhorar os serviços em vários setores. É sobre elas que falaremos na sequência. Acompanhe!

Automatize o atendimento

A automação ajuda a padronizar todos os processos de uma empresa. E isso é importante, pois o atendimento talvez seja o principal fator de avaliação dos pacientes sobre os serviços prestados. Portanto, utilizar um software de gestão, como o da SimDoctor, para disponibilizar ferramentas para o agendamento de consultas e outros serviços online é fundamental para o sucesso.

Com constante movimento e intensa entrada e saída de pacientes, a organização é imprescindível. Caso sua agenda não esteja bem organizada, a credibilidade será questionada e a insatisfação dos pacientes pode aumentar. 

Lembre-se de que pontualidade e ordem são fatores importantes para a fidelização dos pacientes. Além disso, oferecer a agenda online traz mais comodidade ao público.

Estipule o tempo médio de consulta

Cada tipo de consulta demanda um tempo diferente de atendimento. Uma consulta de admissão precisa de mais atenção que um retorno, por exemplo. Por isso, é importante definir o tempo médio para cada atendimento.

Isso só é possível depois que a clínica tem uma rotina bem definida e planejada. Ao realizar essa estimativa, o agendamento de clientes deve ser direcionado de acordo com esses dados, evitando, assim, erros no cronograma, como esperas demoradas ou espaços livres.

A definição do tempo de consulta não significa queda na qualidade do atendimento, visto que as necessidades dos pacientes continuarão a ser preenchidas. O que será otimizado é o tempo em outras atividades e serviços.

Trabalhe com a gestão de tempo

A gestão de tempo possibilita que sua empresa realize mais atividades em um curto período, sem perder a qualidade. Dessa forma, é possível determinar o que é prioridade e o que pode ser feito mais tarde.

A definição das prioridades facilitará o trabalho dos colaboradores, contribuindo para a diminuição do tempo de espera. Além disso, ajuda a reduzir atrasos nos atendimentos, o que refletirá na satisfação e fidelização dos pacientes.

Portanto, a gestão de tempo não impacta apenas a relação médico-paciente, mas também aumenta a satisfação dos funcionários, que se sentirão menos sobrecarregados. Além disso, a comunicação interna se tornará mais clara e eficiente.

Nesse ponto, ter um sistema de gestão que agiliza diversas atividades manuais será essencial para a gestão da clínica médica. Assim, sua equipe tem mais tempo para oferecer uma atenção integral aos pacientes, pois o software otimiza diversas atividades burocráticas.

Faça o planejamento financeiro da clínica

Não tem como falar em gestão da clínica médica sem mencionar as finanças, certo? Então, para que seu negócio seja bem-sucedido é imprescindível fazer um planejamento financeiro, o que inclui:

• diagnóstico da realidade financeira do consultório;
• controle do fluxo de caixa com o registro preciso de receitas e despesas;
• identificação de gastos mais altos, que podem ser cortados ou renegociados;
• previsão de despesas e faturamento para curto, médio e longo prazo. Assim, é possível se programar melhor para a realização de investimentos e despesas extras, como pagamento de impostos, férias da equipe, entre outros.

Otimize a recepção de pacientes

Para que seus pacientes tenham uma boa experiência no consultório, é preciso ter agilidade em todas as etapas de sua jornada. Tenha em mente que as pessoas têm uma rotina cada vez mais corrida e não gostam de perder tempo.

Então, otimize o atendimento prestado logo na recepção. Como? Utilizando um software de gestão que, além de realizar agendamento online, facilita o cadastro do paciente. Os dados se tornam digitais, sua equipe ganha tempo nessa tarefa e você elimina as fichas em papel. 

Uma boa gestão inclui ainda ter uma recepção com ambientação agradável e confortável para que o público se sinta acolhido enquanto espera o atendimento.

Ofereça atendimento personalizado

Um dos fatores que farão a diferença em sua gestão é oferecer um atendimento personalizado. Chamar o paciente pelo nome, escutar o que ele tem a dizer e acompanhar de perto todo o tratamento são práticas que vão fidelizá-lo.

Aqui é importante usar a tecnologia para centralizar os dados do público, facilitando, assim, o momento da consulta.

Acompanhe os indicadores de desempenho

Ao longo do artigo, você percebeu que é preciso enxergar seu consultório como uma empresa, certo? Então, um aspecto que não pode faltar para um gerenciamento de qualidade é avaliar indicadores de desempenho.

É possível mensurar:

• aumento de faturamento em um dado período;
• número de pacientes que voltam a procurar os seus serviços;
• número de novos pacientes;
• entre outros pontos.

Valorize a gestão de pessoas

Ter uma equipe engajada e focada em um mesmo objetivo é importante para conseguir os melhores resultados. Para conseguir isso, tenha uma comunicação clara, transparente e envolva os profissionais nas decisões do consultório. 

Se for preciso, ofereça treinamentos para alinhar os colaboradores de acordo com a missão e valores da clínica médica.

Permita ainda que cada profissional dê o seu feedback sobre as atividades diárias, sobre as condições de trabalho e verifique sua satisfação pessoal. Lembre-se de que os profissionais são responsáveis pelo atendimento dos pacientes, portanto, quanto mais satisfeitos estiverem, melhor atenderão ao público.

Ferramentas tecnológicas que trazem benefícios para a empresa

Como foi possível notar, a tecnologia é uma grande aliada no aperfeiçoamento dos processos, contribuindo para a boa gestão da clínica médica. A otimização dos serviços e a padronização do atendimento são alguns dos benefícios que ela pode trazer. Quer conferir as ferramentas que contribuem para o sucesso do seu negócio? Veja abaixo!

Prontuário eletrônico

O prontuário eletrônico traz várias vantagens para o consultório. A agilidade do atendimento é aumentada, permitindo o acesso rápido ao histórico médico do paciente, maior agilidade para diagnosticar e mais segurança nas informações registradas. 

Além disso, gera redução de custos e de espaço porque elimina a utilização de papéis, pastas e arquivos para armazenamento.

Confirmador de consultas

A desistência de consultas ainda é um grande incômodo para as clínicas e consultórios. Portanto, um software que envie a confirmação de modo automático, via SMS, pode ser muito útil para evitar esse desencontro. Além de evitar os furos, poupa o tempo dos funcionários, que não precisam ligar para cada paciente em busca da confirmação.

Avaliação de atendimentos

Outra boa prática é permitir aos pacientes a possibilidade de avaliar o atendimento feito na clínica. Quando essa opção é disponibilizada de forma automática, a probabilidade de ser respondida pelo paciente é maior. O feedback é fundamental para detectar falhas nos serviços e trabalhar para corrigi-las.

Sistema de gestão de clínica médica completo

Para ter todas as funcionalidades que citamos neste artigo, é preciso contar com um software de gestão completo. 

O SimDoctor é um sistema multifuncional de automatização para o seu consultório e clínica, que oferece diversas ferramentas, desde o controle financeiro até website integrado e redes sociais, facilitando também as ações de marketing do seu consultório. 

Além disso, é uma tecnologia fácil de usar, que pode ser acessada em outros dispositivos e que oferece flexibilidade para você fazer adaptações, de acordo com as necessidades da sua clínica.

Neste artigo, você conferiu dicas para aprimorar a gestão de consultório médico. Um erro comum nessa prática é não contar com a tecnologia certa. Com a SimDoctor, você organizará e otimizará diferentes processos. Assim, conseguirá oferecer um serviço de qualidade e aumentará os lucros do seu negócio.

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