Como fazer a gestão de tempo na clínica pode gerar benefícios?

Como fazer a gestão de tempo na clínica pode gerar benefícios?

Dizem que o tempo está passando cada vez mais rápido. Embora a ciência ainda não tenha chegado a essa confirmação, uma coisa é inegável: com um número de compromissos cada vez maior em nosso cotidiano, arrumar um espaço na agenda se torna mais difícil. Em clínicas médicas, onde o fluxo de pacientes é constante, organizar o horário pode ser ainda mais desafiador. Daí a importância da gestão de tempo na clínica.

Essa é, muitas vezes, uma área pouco trabalhada na administração de um consultório. Embora uma gestão de tempo inadequada não seja aparente no curto prazo, após um tempo suas imperfeições vêm à tona. Os “sintomas” desse problema são, dentre outros, a desorganização das finanças da clínica e a dificuldade na fidelização de pacientes.

Como hoje em dia gerir o tempo é essencial para qualquer negócio, neste artigo falaremos sobre esse conceito aplicado à clínica. Começaremos explicando as principais definições e abordaremos estratégias eficazes para adotá-las no seu cotidiano. Está preparado para saber mais? Continue conosco!

O que é gestão de tempo?

Você já se perguntou como algumas pessoas têm tempo para fazer todas as suas atividades enquanto outras estão sempre atrasadas? Dificilmente a razão dessa diferença é porque as primeiras têm menos trabalho a fazer. Geralmente elas conseguem organizar melhor seus horários e encaixar todas as atividades em sua programação.

É exatamente essa a ideia da gestão de tempo, uma ferramenta que possibilita que você realize mais atividades em menos tempo sem perder a qualidade. Por meio dela você consegue discernir entre o que deve ser feito agora e o que pode ser deixado para depois. Com isso é possível definir suas prioridades, focar nos resultados e manter a produtividade elevada.

Como aplicar a gestão de tempo na clínica?

Organizar os afazeres não é como fazer um bolo. Como cada indivíduo reage de uma maneira a diferentes rotinas, o ideal é encontrar aquela que melhor se adéqua a você. A seguir, daremos algumas dicas práticas de como administrar sua agenda e otimizar sua eficiência no trabalho.

Aprenda a dizer não

A medicina é uma das áreas que mais cresce atualmente. Se formos acompanhar todos os seus passos, não há agenda que suporte tamanha quantidade de eventos: congressos, reuniões e palestras das mais diferentes subespecializações podem drenar todos os seus horários.

Ainda que essas atividades sejam essenciais para a educação continuada, também é importante saber dizer não a elas. O marketing realizado em cima de eventos na área médica nem sempre corresponde à utilidade real desses compromissos. Para discernir quais melhor se aplicam a você, acompanhe a próxima dica.

Priorize suas tarefas

Quem realiza várias tarefas ao mesmo tempo na verdade não está focando em nenhuma. Veja se parece familiar: uma pessoa senta para fazer um trabalho e tem tantas coisas para fazer que não sabe por onde começar. Ela demora para elencar o que deve fazer primeiro e acaba atrasando para começar a trabalhar, diminuindo a produtividade.

Essa situação não é pouco comum, principalmente em consultórios médicos. Esses são ambientes em que há inúmeras tarefas de diferentes áreas para serem feitas. Caso não haja uma priorização das atividades mais urgentes ou importantes, não é raro se perder nos afazeres. Estratégias úteis nesses casos são, por exemplo, utilizar aplicativos específicos para listas de tarefas.

Organize sua agenda

Muitas vezes a agenda é o setor de maior importância na secretaria de um consultório médico. Quando ela não está em perfeita ordem, problemas como atrasos, cancelamentos e baixa fidelização de pacientes podem ocorrer. A organização dos afazeres é uma forma de administrar melhor sua clínica.

Com uma agenda em ordem você pode, por exemplo, destinar uma maior atenção a consultas de admissão do que a retornos. Ter uma política de atrasos pré-definida e um horário fixo para início e término das consultas são estratégias facilitarão esse processo além de deixá-lo mais preciso.

Utilize um sistema de gestão

A área da saúde é cheia de processos burocráticos: prescrição de medicamentos, solicitação de exames e preenchimento de prontuário são alguns exemplos. Se você somar todo o tempo gasto com essas atividades, pode encontrar um valor maior do que o esperado.

Nesses casos, nada melhor do que utilizar a tecnologia para automatizar as tarefas e otimizar sua eficácia no dia a dia. Atualmente existem softwares específicos para a gestão de clínicas médicas que tomam conta do seu trabalho burocrático. Assim, você libera os seus horários para focar em atividades mais relevantes e desafoga a rotina.

Quais são os benefícios?

Outra boa estratégia de administração para clínicas médicas é trabalhar com metas, pois esses parâmetros dão mais objetividade à análise do seu trabalho, facilitando a identificação de falhas e possibilitando correções. Para usufruir ao máximo da gestão de tempo na clínica tenha sempre em mente em que ela pode ajudar.

Um dos efeitos imediatos de uma boa organização da rotina é a redução de atrasos das consultas. Embora eles ocorram em casos de imprevistos, é importante tentar preveni-los ao máximo, pois influenciam negativamente na experiência de seu paciente e diminuem seu contentamento com o atendimento.

Também é imprescindível ter métodos de avaliação da satisfação dos pacientes, pois esse parâmetro pode ajudar a encontrar problemas nos procedimentos internos. A partir disso, é possível trabalhar para solucioná-los e conseguir uma fidelização maior de pacientes e uma redução dos cancelamentos.

Além disso, a gestão de tempo não reflete apenas em uma boa relação médico-paciente: os próprios funcionários se sentirão menos estressados no cotidiano do trabalho, tornando a relação entre eles mais fluida. Ficará mais fácil delegar tarefas e a comunicação será mais rápida e resolutiva.

Neste artigo você aprendeu sobre como a gestão de tempo na clínica pode ajudar. Tenha em mente que a organização é um processo prévio que pode servir para evitar erros no futuro. Não perca tempo e comece desde já a planejar de forma mais organizada a administração de sua clínica.

Gostou deste artigo? Uma das ferramentas que pode auxiliar na gestão de tempo é um software de gestão para clínicas de fisioterapia. Leia esse outro artigo e aprenda ainda mais sobre o assunto.

Dê-nos sua opinião