Uma agenda cheia não é garantia de lucratividade para um consultório médico. Isso porque a desistência de paciente continua sendo um empecilho para o desempenho financeiro e o funcionamento de toda a clínica.

O fato é que ao não comunicar uma ausência, o paciente pode comprometer bastante os resultados de uma instituição de saúde. No entanto, não há como prever a desistência de paciente quando e por que ele vai deixar de comparecer no horário marcado.

Portanto, cabe aos gestores da própria clínica encontrarem soluções para evitar ou amenizar a desistência de paciente. Neste post, apresentamos algumas dicas práticas que podem ajudar você nessa tarefa. Continue a leitura e saiba mais!

Evite chegar atrasado

Às vezes, é mais fácil colocar a culpa nos outros do que reconhecer nossos próprios erros. Porém, pode acontecer de um comportamento de alguém ser apenas uma resposta ao nosso. Ou seja, a desistência de pacientes, em alguns casos, pode ser motivada pelos atrasos consecutivos da equipe médica.

Quando uma pessoa já utiliza os serviços da clínica por algum tempo e percebe que há um padrão no atraso das consultas, ela também pode passar a se comportar dessa forma. Assim, os pacientes passam a atrasar ou a faltar às consultas sem aviso prévio.

Isso acontece porque a própria clínica contribuiu para uma imagem de falta de compromisso. E se os médicos as vezes atrasam e contribuem com a desistência de paciente. Com essa atitude os pacientes vão entender que eles também não precisam honrar com seus compromissos.

Envie lembretes antes das consultas

Mas nem sempre as pessoas deixam de ir a uma consulta conscientemente. Se não for um caso urgente, elas podem marcar com meses de antecedência e esquecer de comparecer na data prevista.

Assim, é bom enviar lembretes uma semana antes e no dia anterior. Devem ser informados o tipo de consulta, a especialidade médica, o nome do médico, o endereço, o horário e o dia marcado. Também podem constar informações adicionais de referências para a localização e até recomendações médicas, como levar resultados de exames anteriores.

Isso pode ser feito por um funcionário com o telefone ou de forma automática, por meio de um software de agendamento e cancelamento online. O mais importante é que a clínica tenha feito a sua parte, mesmo se houver a desistência de pacientes.

Confirme a presença do paciente

Da mesma forma que é importante enviar lembretes, é importante pedir ao paciente para confirmar a presença. O melhor é que isso seja feito dias antes da consulta — por telefone ou por meio de e-mail ou SMS.

Dessa maneira, se a pessoa se esqueceu e marcou outro compromisso, pode desmarcar a consulta bem antes. Com isso, a clínica pode se ajustar e colocar o horário em disponibilidade com antecedência, dando oportunidade para novas marcações.

Caso utilize um software, ele pode enviar um pedido de confirmação de modo automático, o que facilita bastante o trabalho da clínica e poupa o tempo de seus funcionários. O novo horário fica disponível imediatamente para outros pacientes.

Mantenha uma boa relação com o paciente

Basta reparar na sua própria vida social e na das pessoas ao seu redor para notar o quanto manter um bom relacionamento faz diferença. Se você não tem muita intimidade com alguém, é provável que tenha uma preocupação menor em avisar para cancelar um compromisso.

Por exemplo, é mais fácil você não falar com o mecânico que não vai buscar o carro no horário marcado (ou o contrário) do que deixar de ir ao almoço na casa da sua avó. Quanto mais envolvimento se tem com uma pessoa, menor a nossa tendência a deixá-la na mão.

E isso se reflete em diferentes aspectos da nossa vida, inclusive na consulta com um médico. Desse modo, procure estabelecer um relacionamento de longo prazo com seus pacientes. Para isso, invista em estratégias de marketing, converse bastante com eles e adote um atendimento humanizado e personalizado.

Conheça as finanças da sua clínica

Não se trata apenas de manter um bom relacionamento com os pacientes. A verdade é que as abstenções podem comprometer bastante os resultados da sua clínica, uma vez que reduzem o faturamento e prejudicam a previsão de pagamentos.

É fundamental que você entenda o impacto que uma desistência (ou muitas) tem nas suas receitas. Afinal, essa é a principal fonte de rendimento a ser contabilizada nos seus controles financeiros.

Para entender a situação, procure transformar os números de desistências em indicadores. Isso pode ser feito com o apoio de um software de gestão, que converte os resultados automaticamente em relatórios gerenciais. Eles vão te dar uma visão mais detalhada sobre esse impacto, facilitando a previsão de receitas e o planejamento financeiro.

Conscientize sua equipe de colaboradores

Não adianta você se esforçar sozinho para amenizar as desistências. É preciso envolver toda a sua equipe num esforço conjunto para atrair e reter os pacientes, em todas as etapas do atendimento.

Para tanto, conscientize-os sobre a importância da consistência no número de consultas para o faturamento da clínica, bem como de que forma isso pode afetar o trabalho deles e a própria sobrevivência do negócio. Explique como eles podem ajudar, tanto oferecendo um atendimento de qualidade quanto atuando na confirmação e nos lembretes.

Entenda o motivo da desistência de pacientes

Por fim, é bom destacar que nem sempre é possível amenizar a desistência de pacientes. Muitas vezes não há o que fazer, além de tentar entender o que motiva a falta das pessoas e buscar soluções para algumas situações.

Assim, quando uma pessoa deixar de comparecer no horário marcado, procure ligar ou enviar um e-mail ou SMS perguntando o motivo da desistência. Faça também pesquisas de satisfação periódicas para entender o comportamento dos pacientes. Além disso, coloque-se à disposição para esclarecer dúvidas, remarcar horários ou resolver outros problemas que estejam ao seu alcance.

De qualquer forma, o mais importante é não ser indiferente à desistência de paciente em consultas, pois o seu negócio depende deles. Nesse sentido, a tecnologia pode ser uma grande aliada, oferecendo o apoio necessário para criar um relacionamento com os usuários da sua clínica.

Gostou de aprender a reduzir as desistências? Esse é só um dos passos para garantir a sua agenda de consultas! Para saber mais, leia nosso post sobre como atrair pacientes para a clínica!