Para ter sucesso na gestão e qualidade no atendimento, é necessário ter organização e agilidade na rotina na clínica médica. São diferentes processos para gerir, que envolvem não apenas os serviços prestados ao paciente, mas também o contato e cadastro do público, agendamento de consultas, relação com planos de saúde, questões financeiras, entre outras.

Mas como ter rapidez nesse fluxo de trabalho diário do seu consultório? Colocando em prática algumas medidas, especialmente com a adoção de tecnologias.

Quer saber mais sobre o assunto para garantir o crescimento do seu negócio? Acompanhe as 6 dicas que listamos a seguir para otimizar a rotina na clínica médica!

1. Faça uma análise dos processos atuais

Para otimizar a rotina na sua clínica ou consultório, o primeiro passo é justamente mapear como os processos são realizados atualmente. Dessa forma, você pode entender em quais pontos é preciso que haja mudanças para agilizar seu fluxo de trabalho.

Verifique como são feitas as tarefas administrativas, de finanças, de recursos humanos, além de todo o contato com o paciente, do agendamento até o pós-consulta. Por exemplo: você pode notar que há muitas faltas e atrasos dos pacientes, o que compromete sua agenda, seu orçamento e ainda aborrece outras pessoas que estão na sala de espera.

Será que não é necessário utilizar uma forma automatizada de confirmar as consultas? Com isso, você relembra o paciente do apontamento e também fica sabendo, com antecedência, se ele poderá ou não comparecer. Logo, pode manejar melhor os encaixes de emergência e organizar a agenda diária.

Para avaliar melhor todos os processos, o interessante é estabelecer uma boa comunicação com a equipe, realizando reuniões periódicas para que as pessoas possam expor problemas e soluções.

2. Torne a vida do paciente mais fácil

Uma forma de agilizar as tarefas diárias do seu negócio é, justamente, deixando a vida do seu público mais fácil. É importante implementar processos que otimizem as diferentes etapas da jornada do paciente.

A primeira delas é ter um site completo para que as pessoas tenham as informações sobre a sua clínica, como endereço, telefone, especialidades atendidas, procedimentos realizados, convênios que são aceitos, entre outras.

Além disso, tenha um espaço no site para o agendamento online das consultas. Desse modo, o paciente tem tranquilidade para escolher a melhor data para o atendimento sem precisar ligar para sua clínica. Ele pode fazer a marcação em qualquer dia e horário, até mesmo nos finais de semana.

É mais comodidade para o público e otimização do processo de marcação da consulta. Isso porque você não precisa de uma pessoa da equipe somente para essa função, podendo direcioná-la para outras atividades.

3. Organize as finanças

Um aspecto que pode tomar bastante tempo são as questões relacionadas às finanças. Assim, é fundamental ter uma organização financeira e realizar o controle dos recursos com o uso das tecnologias adequadas.

Logo, fica mais fácil fazer o fluxo de caixa, registrando as receitas e despesas (fixas e variáveis), o repasse médico, pagamento de fornecedores e da equipe. Ter um planejamento financeiro para os próximos meses, separando um capital de giro, também é importante para equilibrar as contas e evitar contratempos.

Quando o setor financeiro da sua clínica está em ordem, você não precisa perder horas para identificar um gasto e ainda ganha agilidade na tomada de decisão em relação ao seu negócio, sabendo, por exemplo, que há condições de fazer o investimento em um equipamento.

4. Treine e capacite a equipe para otimizar a rotina da clínica médica

Para ter mais rapidez nos processos, é fundamental que os integrantes da equipe atuem de acordo com a cultura da sua clínica. Além disso, eles precisam saber exatamente o que fazer em cada atividade.

Nesse cenário, oferecer treinamentos é essencial para que o seu time entenda qual deve ser a conduta com o paciente, como utilizar cada equipamento ou sistema ou ainda o que fazer no caso de qualquer imprevisto.

Ter o costume de dar feedbacks também é interessante, pois, dessa maneira, as pessoas sabem o que precisam mudar na realização das tarefas e o que é esperado delas no dia a dia de trabalho.

A partir dessas medidas, além de otimizar a rotina no seu negócio, você garante a qualidade no atendimento ao paciente, atraindo e fidelizando o público.

5. Conte com o auxílio da tecnologia

Para ter mais agilidade no dia a dia da sua clínica, é necessário otimizar as tarefas e, para isso, é preciso contar com o auxílio da tecnologia. A ideia é eliminar, ao máximo, o uso de papel, realizando diferentes procedimentos de forma digital.

Com isso, há vários ganhos, como otimização da rotina, redução de erros, que são mais comuns nos procedimentos manuais, possibilidade de ter uma equipe mais enxuta e, consequentemente, diminuição de gastos.

Outra vantagem de adaptar seu negócio à transformação digital é ter mais facilidade no acesso a dados e documentos, pois eles estão online, e também mais segurança, pois as informações ficam armazenadas na nuvem.

6. Implemente as ferramentas tecnológicas certas

Deu para perceber os benefícios de implementar as tecnologias na clínica médica, certo? Todavia, você poderá ter mais rapidez e qualidade nos processos ao adotar uma ferramenta que foi desenvolvida para a rotina do seu negócio.

A dica é escolher um software de gestão para clínicas e consultórios, que apresente as funcionalidades que vão agilizar e organizar seu fluxo de trabalho. Entre as diferentes empresas do mercado nessa área, escolha uma de credibilidade, como a SimDoctor, que atua com sistemas multifuncionais, fáceis de utilizar e que apresentam uma ótima relação custo-benefício.

O software permite otimizar seus processos administrativos, financeiros e aqueles voltados para o atendimento ao paciente, como agendamento online, confirmação automática de consultas, prontuário eletrônico, entre outros.

Agora você já sabe como é possível otimizar a rotina na clínica médica. Como mostramos, além de capacitar a sua equipe, é essencial adotar as ferramentas tecnológicas mais adequadas, como o software de gestão da SimDoctor.Precisa agilizar seu fluxo de trabalho? Conheça todas as funcionalidades e vantagens de contar com a SimDoctor. Visite nosso site e saiba mais!