6 dicas para um bom controle de estoque em clínicas médicas

outubro 11, 2021
controle de estoque

Em qualquer empresa, seja qual for o tamanho, ter um controle de estoque é fundamental. Especificamente na área da saúde, esse fator ganha ainda mais importância, pois não é possível improvisar: sua clínica médica deve ter os insumos para realizar um atendimento de qualidade.

Além de permitir que você ofereça um serviço completo aos seus pacientes, fazer um planejamento e manter os medicamentos e outros materiais organizados, pode significar também a redução de custos.

Quer saber como fazer um bom controle de estoque na sua clínica? Acompanhe as 6 dicas que reunimos a seguir!

1. Tenha boas condições de armazenamento

Para gerir bem o seu estoque, o primeiro ponto é escolher o local ideal para guardar medicamentos, itens de limpeza e outros produtos. Evitar a incidência de sol ou áreas com umidade e ainda estar preparado para ter refrigeradores (caso necessário), são medidas para garantir que os insumos estejam ideais para o uso.

O maior cuidado deve ser com os fármacos, pois eles têm data de vencimento e devem ser mantidos nas condições indicadas pelos laboratórios, que vêm descritas na bula, especialmente em relação à temperatura.

Dessa forma, você sabe que sempre terá os materiais que precisa, evitando qualquer risco aos seus pacientes. Além disso, com o armazenamento correto, as chances de perder os materiais, que poderiam elevar suas despesas, reduzem significativamente.

Para que tudo seja mantido nos locais corretos, treine sua equipe para que ela saiba onde e como guardar cada tipo de produto.

2. Conheça bem a demanda da clínica

Tenha em mente que, ao fazer o controle de estoque, uma medida importante é não armazenar insumos demais nem de menos. Quando você fica com uma quantidade grande de materiais precisa de um espaço maior de armazenamento e corre o risco de perder os produtos que não serão utilizados.

Por outro lado, ter menos insumos do que você precisa gera aborrecimentos, pois você pode não conseguir realizar os procedimentos. Dessa forma, terá um impacto negativo no seu faturamento e ainda a insatisfação dos pacientes.

Para evitar qualquer uma das situações, faça um estudo sobre a demanda de cada item da sua clínica. Realize esse controle, analisando o consumo de itens em dois ou três meses seguidos. A partir disso, você tem uma média de quanto irá utilizar e mantém seu estoque abastecido de forma equilibrada.

3. Faça um inventário periodicamente

Você deve saber o que tem no seu estoque e, para isso, o ideal é fazer o inventário para ter o registro de todos os produtos. É comum achar que não é necessário realizar esse processo ou que só é preciso fazer essa checagem a cada ano. Entretanto, agir assim é um erro para o seu negócio.

Mas de quanto em quanto tempo realizar o inventário do estoque? A dica é fazer a cada dois ou três meses para que você tenha um controle maior dos insumos.

Muitas clínicas médicas categorizam os itens de acordo com a faixa de custo. Dessa forma, com aqueles de preço maior, o inventário é realizado em um período menor.

Porém, atenção: nada de utilizar fichas em papel para fazer esse registro. A forma mais adequada e prática é se valer de planilhas online ou outros meios digitais. Você e sua equipe ganham tempo nessa atividade e evitam perder esses dados.

Aliás, realizando o inventário periodicamente e com acesso fácil a esse registro, você tem mais informações para entender a demanda de produtos da sua clínica, como indicamos no tópico anterior.

4. Acompanhe o histórico de fornecedores de perto

Quando se fala em uma gestão eficiente de estoque, é preciso acompanhar de perto o histórico dos seus fornecedores. Entender como cada um trabalha, especialmente em relação a qualidade de produtos, preços, possibilidade de negociação e prazos ajudará você a tomar a melhor decisão na compra dos insumos.

É uma maneira de ter clareza sobre qual é a melhor empresa fornecedora para determinado produto e ainda de adquirir os insumos no período adequado segundo o prazo de entrega de cada uma.

Dessa forma, você ganha tempo na hora de fazer compras, consegue preços mais atrativos e evita deixar seu estoque desabastecido, o que poderia comprometer seus atendimentos.

5. Organize os processos de compras

Ao conhecer a demanda de uso dos produtos na sua clínica, ter o cadastro dos seus fornecedores e manter o inventário do seu estoque em dia, você pode organizar melhor os processos de compra.

Pode, desse modo, estabelecer uma data para realizar a aquisição dos insumos, agilizando essa tarefa. Isso porque você sabe exatamente o que tem (com as quantidades exatas) e o que é preciso comprar. 

Logo, evita ter que comprar itens com urgência, tendo que pagar mais pelos insumos, pois tem um planejamento e consegue negociar melhor com as empresas fornecedoras.

6. Automatize o controle de estoque

Lembra que destacamos que é um erro realizar processos manuais no registro do seu controle de estoque? Pois bem, para agilizar a rotina da sua clínica, o ideal é utilizar softwares que possam automatizar a gestão nessa área.

É importante que todos da equipe possam registrar as saídas de produtos para facilitar a compra dos insumos. Com isso, você também consegue saber se está havendo desperdícios e acompanha o uso de produtos que tenham data de vencimento, dando preferência para aqueles que vão vencer antes.

Por meio da tecnologia, você pode também gerar relatórios de consumo de itens a cada mês. Ter essa informação é importante não apenas para repor os insumos (evitando faltas de produtos), mas também para precificar seus procedimentos de modo que você não reduza sua margem de lucro.

Agora você já sabe como um sistema de gestão é essencial para fazer um bom controle de estoque na clínica médica. Um ponto importante é também conscientizar a equipe para evitar desperdícios, a fim de que não haja um impacto nas contas do seu negócio.Gostou das informações para otimizar o controle de estoque do seu negócio? Quer acompanhar outras postagens com essa temática? É só curtir a nossa página do Facebook!

Mais notícias