Na área da saúde, uma boa gestão de documentos é essencial: exames, prescrições, laudos e prontuários devem estar sempre bem organizados e acessíveis para evitar problemas. Caso contrário, efeitos negativos como troca de documentos ou atraso dos processos do consultório podem ocorrer. Quais medidas você toma para melhorar o fluxo de laudo na sua clínica?

A seguir, falaremos sobre 3 dicas essenciais para garantir um bom fluxo de laudo. Com elas, você conseguirá organizar melhor os documentos em sua clínica e evitar os efeitos negativos de uma gestão inadequada. Continue lendo para saber mais!

1. Preocupe-se com a secretaria

A secretaria é uma área negligenciada por muitos médicos. Quando falamos em organização de documentos e gestão de fluxo, no entanto, ela é essencial: quanto mais otimizado estiver o trabalho da secretaria, menos atrasos você terá com processos administrativos ou burocráticos.

É interessante estabelecer previamente um protocolo de trabalho para cada processo interno da clínica. Caso você emita laudos com determinada frequência, por exemplo, pode definir um horário na semana específico para enviá-los. Com isso, o próprio trabalho do médico fica mais fluido e adequado à demanda e ao cronograma do consultório.

2. Verifique a satisfação de seus colegas e pacientes

As preocupações de um sócio ou gestor de clínica médica vão além de apenas cuidar da saúde: o negócio também demanda mecanismos de controle financeiro, adequação ao mercado e superação da concorrência. Por isso, técnicas comumente empregadas em empresas privadas podem ser adaptadas a um consultório: um exemplo é a análise de satisfação.

Quando falamos em emissão de laudos, os serviços são, geralmente, prestados a outros médicos, principalmente na área propedêutica. Independentemente de quem seja o seu cliente, existem vários métodos para calcular a satisfação deles. Certamente, um fluxo de laudos ineficaz gera problemas como atraso e falta de clareza, o que diminui o contentamento de pacientes ou colegas.

É importante observar que as avaliações de satisfação são métodos muito sensíveis, mas pouco específicos. Isso significa que eles captam com facilidade algum problema no negócio, mas não necessariamente ele tem a ver com o fluxo de laudos. Caso o seu índice de satisfação esteja baixo, é necessário um estudo posterior para investigar as causas do problema.

3. Adote um sistema de gestão de clínicas médicas

A tecnologia atua, nas clínicas médicas, facilitando processos e conectando de forma instantânea o médico, a secretaria e os pacientes. O melhor exemplo, na área, está nos softwares específicos de gestão: muitas vezes eles são multifuncionais e atuam em áreas como o agendamento de consultas, a integração com o prontuário eletrônico e a agenda virtual.

Em relação ao fluxo de laudos, é possível automatizar a entrega de documentos de maneira rápida e eficaz. O protocolo de trabalho da secretaria — que mencionamos no primeiro item — pode ser organizado e realizado exclusivamente no ambiente virtual. Com isso, você evita erros humanos e torna processos que antes demorariam dias em uma entrega espontânea.

A gestão de documentos é essencial em uma clínica médica. Por isso, melhorar o fluxo de laudo é, hoje, uma necessidade em vários consultórios. Entre as medidas que se pode tomar para esse fim estão a adoção de protocolos para a secretaria, a mensuração de satisfação dos clientes e os sistemas de gestão. Quais deles você já aplica na sua prática clínica?

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