Trabalhar em equipe é sempre um desafio. Ainda que o time tenha um objetivo comum, falhas de comunicação podem ser obstáculos no cotidiano e gerar conflitos importantes.
Numa clínica, onde o fluxo de pacientes e a responsabilidade com vidas humanas demandam maior atenção, erros podem ser irremediáveis. Por esse motivo, o uso de uma ferramenta de comunicação interna tem se tornado muito atrativo.
Neste artigo, buscaremos selecionar a melhor maneira de utilizar esses instrumentos no dia a dia de uma clínica. Abordaremos alguns erros comuns que a comunicação traz e, em seguida, veremos como uma ferramenta de comunicação interna pode minimizar esses problemas e como implantá-la.
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Ainda é comum, em muitos consultórios e clínicas, que o meio de comunicação seja diferente para cada colaborador. Veja se o cenário lhe é familiar: os médicos comunicam entre si pelo WhatsApp, com secretárias por telefone, agendam consultas por e-mail e falam pessoalmente com fornecedores. A princípio, parece que o meio de comunicação deve se adequar à relação interpessoal, não é mesmo?
No mundo contemporâneo, essa ideia já está ultrapassada.
Essa forma de comunicar muitas vezes deixa brechas que passam desapercebidas e são carregadas por meses: o agendamento de consultas por e-mail, por exemplo, pode deixar a secretaria desavisada e causar transtorno ao paciente; a conversa com fornecedores pode negligenciar detalhes importantes que são facilmente descobertos na comunicação entre os médicos.
A esse diálogo fragmentado dentro de uma instituição, damos o nome de comunicação descentralizada. Os erros por ela causados geram contratempos, necessitam de retrabalho e, o pior: podem trazer insatisfação ao cliente.
Vejamos a seguir as características de uma comunicação eficiente e como ela pode ultrapassar esses obstáculos.
Para cortar de vez as falhas da comunicação descentralizada, a ferramenta de comunicação interna deve abranger todos os contribuintes. Para tanto, ela precisa ter fácil acesso e uma interface amigável e intuitiva, assim como compatibilidade a diversas plataformas.
Uma vez que todos façam uso da ferramenta, ela pode oferecer chats e grupos para a comunicação. A funcionalidade é idêntica à do WhatsApp, por exemplo, mas ela mantém a formalidade que o ambiente de trabalho requer.
A automatização de tarefas é outra característica simples, mas elegante, da ferramenta de comunicação interna: assim que um evento ou processo for marcado, todos os envolvidos são automaticamente informados. Dessa maneira, diminui-se a chance de alguém perder prazos ou horários e evita-se o retrabalho de recordar manualmente os envolvidos.
Por último, existem características que incorporam a comunicação e otimizam a produtividade da equipe como um todo. O uso de calendários e checklists compartilhados, por exemplo, podem ser incorporados elegantemente à ferramenta de comunicação.
O sistema da chat2do foi criado especialmente para clínicas. Ele reúne duas principais funcionalidades que auxiliam na automatização de tarefas e na sincronia entre os membros de uma equipe: o “chat”, que compõe a base da comunicação, e o “to-do-list”, que organiza as tarefas.
Sobre o programa de chat, ele funciona exatamente do jeito que mencionamos: o sistema é independente e integrado, possibilitando contatos diferentes com vários grupos. A segurança das informações é garantida pela adequação aos mais rígidos padrões atuais, mantendo as informações restritas ao aplicativo.
A to-do-list é uma funcionalidade conhecida por vários especialistas em produtividade. O termo, do inglês, pode ser traduzido para “lista de coisas a fazer”, e é exatamente isso que ela propõe: uma coleção de atividades a serem executadas pela equipe ou por indivíduos, que é atualizada a cada tarefa cumprida. As informações podem ser armazenadas por texto, imagem, áudio e até mesmo vídeos.
Da integração desses dois sistemas já se pode organizar a maioria das tarefas de um time. A chat2do, no entanto, conta com algumas funcionalidades extras que podem fazer grande diferença no cotidiano da clínica. Confira as melhores ferramentas do sistema, a seguir.
Postits são, talvez, o material de escritório mais conhecido e utilizado. São as famosas notas autoadesivas amarelas, muito utilizadas para lembretes e como instrumento físico. Com o uso do chat2do, colar adesivos com lembretes nas paredes e mesas se tornou coisa do passado.
O sistema oferece uma plataforma exclusiva para notas textuais, que podem ser usadas como tarefas únicas ou repetitivas. Sua vantagem é poder guardar todas as informações em um único lugar e compartilhá-las com quem for conveniente. Após o uso, as notas são armazenadas em outra pasta e podem ser acessadas a qualquer momento.
A chat2do preza pela privacidade das informações que nela são inseridas. Pensando nisso, ela usa uma encriptação chamada “end-to-end”, onde a mensagem só pode ser acessada por quem envia ou recebe. Além disso, todas as informações pessoais, tarefas e bate-papos são criptografados e hospedados em um servidor seguro.
O sistema conta com um software de armazenamento na nuvem, que pode ser acessado por computadores físicos e smartphones. O layout da plataforma é limpo e moderno, de maneira a facilitar sua manipulação por qualquer usuário. Ele não requer instalação e pode ainda ser adaptado para o português, o inglês e o alemão.
Qualquer usuário pode fazer busca em postits, tarefas e chats com termos específicos, poupando tempo e esforço. Além disso, o sistema conta com uma visualização com filtros que seleciona informações relacionadas para serem exibidas juntas.
Esse filtro é maleável, podendo ser rapidamente adicionado e modificado; como padrão, ele pode mostrar tarefas pendentes, em aberto e anotações urgentes.
Com o uso de uma ferramenta de comunicação interna, a organização de uma clínica fica mais prática e eficaz. Dentre os benefícios a médio e longo prazo, estão a maior fidelização dos pacientes e redução otimizada de custos.
A SimDoctor oferece um serviço especializado de software para clínicas e consultórios, que integra o sistema chat2do.
Esperamos que agora você saiba um pouco mais da usabilidade de ferramentas de comunicação interna. Gostaria de saber mais vantagens sobre o uso de softwares nas clínicas médicas? Conheça 8 vantagens de usar um software em clínicas médicas!
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