Agenda odontológica: como ter uma estruturada com o gerenciamento online

Agenda odontológica: como ter uma estruturada com o gerenciamento online

Pitágoras já dizia: com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito. Embora o filósofo grego já esteja fazendo mais aniversários do que ele gostaria de admitir, sua fala é bem atual. Ainda hoje, planejamento e organização são primordiais para o sucesso de qualquer negócio; com as clínicas, não é diferente. Você já pensou sobre como uma agenda odontológica pode te auxiliar?

Os profissionais da área de saúde compreendem a necessidade de ordenação dos horários. No dia a dia, atrasos e cancelamentos de horários são efeitos colaterais indesejados de desorganização na agenda. Embora desejemos evitar esses contratempos, a pressa do cotidiano muitas vezes impede que demos a atenção devida aos nossos horários.

Pensando nisso, traremos hoje as melhores maneiras de usufruir de uma agenda odontológica. Falaremos sobre os benefícios que ela pode trazer ao seu dia a dia e sobre como adequá-la ao meio digital. Está preparado para saber mais? Vamos lá!

Como a agenda odontológica pode ajudar?

O fluxo em uma clínica odontológica pode ser desafiador. Muitas vezes, é tentador encaixar um número excessivo de pacientes num mesmo horário; a longo prazo, no entanto, essa é uma prática que pode gerar atrasos e descontentamento aos clientes quando objetiva a fidelização dos pacientes.

O ideal é que os atendimentos tenham um horário pré-definido para iniciar e terminar. Dessa maneira, tanto o paciente quanto o dentista podem se programar para cumprir os horários.

Não necessariamente o tempo dispendido em cada consulta deve ser o mesmo: na primeira vez que o paciente vai à clínica, por exemplo, é comum demorar mais em sua avaliação, já os retornos podem ser mais rápidos, conforme o intervalo entre as consultas.

Para conciliar essas nuances que permeiam o quadro de horários do consultório, é fundamental organização. Nesse contexto, a agenda odontológica é a bússola da gestão clínica, pois ela permite uma visualização clara de quais horários estão ocupados e quando haverá novas marcações.

Quais são os benefícios da tecnologia?

A cada dia, novas ferramentas digitais nos são apresentadas. Para a agenda odontológica, o auxílio da tecnologia pode ser um diferencial que traz maior comodidade e rapidez ao cotidiano. A seguir, falaremos um pouco mais sobre como a agenda online facilita a administração da clínica. Acompanhe!

Otimização do tempo no consultório

Embora possa parecer uma tarefa simples, marcar um atendimento pode demandar muito tempo. Pense nos passos que uma agenda física demanda: entre folhear até a data solicitada, checar com o paciente e anotar os dados, é razoável dizer que um agendamento demora 10 minutos.

Caso você atenda 9 pacientes por dia, uma hora e meia foi gasta apenas para esse processo administrativo. A agenda odontológica online facilita a marcação, pois o horário está a um clique de distância.

Se ela for aliada a um sistema de agendamento digital, a situação melhora ainda mais, visto que o próprio paciente pode realizar a marcação em seu domicílio, que poupará tempo de consultório e trará maior comodidade.

Aumento da produtividade

O agendamento físico pode provocar diversas falhas no processo — horários podem ser erroneamente sobrepostos, há possibilidade de ocorrer falhas verbais e imprevistos. Entretanto, podemos tentar minimizar, bem como evitar esses e outros erros.

Em relação aos agendamentos sobrepostos, a agenda online facilita o processo de marcação de consultas, uma vez que horários incompatíveis lançam um sinal de alerta ou informam que aquele período já está ocupado. Como os caracteres são universais, erros por falha verbal ou por grafia incompreensível também são minimizados.

A interação com um sistema de agendamento digital também é útil à produtividade: marcações de consultas podem ser acopladas a um sistema automatizado de confirmação e lembrete. Dessa maneira, o paciente é solicitado a reafirmar sua presença alguns dias antes, e, na data do atendimento, é recordado.

Todos esses fatores influenciam na diminuição das faltas nas consultas e, consequentemente, proporcionam maior equilíbrio financeiro.

Redução de custos

Pode parecer paradoxal que uma ferramenta online — um serviço muitas vezes pago — possa resultar em um balanço financeiro favorável. No entanto, a agenda odontológica online facilita os processos dentro da clínica e evita o retrabalho.

Você poderá economizar, por exemplo, em contas de telefone e em material físico de escritório. Além disso, uma organização maior dos horários dos pacientes trará um retorno financeiro maior — assim como a fidelização deles.

Como realizar o gerenciamento online?

Você já deve ter percebido o quanto uma agenda odontológica é útil para a organização de sua clínica. Também já sabe que ajustá-la ao meio digital é uma boa estratégia e pode trazer frutos além da própria organização. No entanto, como concretizar esse gerenciamento online?

A boa notícia é que não há necessidade de começar do zero o seu planejamento. Existem vários métodos de gestão já descritos que podem ser utilizados na administração da clínica; assim como a agenda odontológica, eles também podem ser realizados em meio digital. A seguir, citaremos algumas delas.

Matriz SWOT

A sigla significa, em inglês, Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threatens. Na tradução literal para o português, ela diz “Forças, Fraquezas, Oportunidades e Desafios”. Identificar esses fatores, de maneira rápida e realista, ajuda o gestor a se adequar à realidade e moldar o empreendimento. É uma estratégia muito utilizada na administração de qualquer empresa, o que, como falamos, agora abrange sua clínica.

Ciclo PDCA

Esse ciclo também é nomeado por uma sigla em inglês, que significa Plan, Do, Check, Adjust. Em português, planejar, fazer, analisar e corrigir. Ele é mais amplo do que a matriz SWOT, pois já prevê que imprevistos podem ocorrer. Seguindo esse ciclo de raciocínio, o gestor pode identificar os problemas de sua administração e ajustá-la conforme o necessário.

KPIs

Key Performance Indicator – em português, Indicador-Chave de Desempenho. O estabelecimento de uma KPI é importante para o gestor conseguir mensurar o atingimento de metas e objetivos. Pode ser, por exemplo, quantidade de pacientes atraídos, número de consultas agendadas ou o lucro da clínica; o importante é que seja um valor chave que simbolize a meta do negócio e possa ser usada no cotidiano.

Você agora sabe mais sobre a importância de uma agenda odontológica e como ela se adequa ao gerenciamento online. Cada vez mais, a integração de novas tecnologias é inserida no ramo da gestão clínica; nesse contexto, a agenda online pode ser uma grande aliada na administração do seu negócio.

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