É nítido que a tecnologia está cada vez mais presente na área da saúde. Os adventos tecnológicos contemplam as diversas etapas da assistência e proporcionam benefícios para o estabelecimento e para o paciente. Em uma pesquisa acerca do uso das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) em Saúde no ano de 2016, 12% das instituições utilizavam apenas formatos eletrônicos para registro das informações e 63% também usavam papéis, além do formato previamente dito. De fato, é um número que tende a aumentar e, com a aprovação da Lei do Prontuário Eletrônico, os registros em software devem se fazer mais presentes nos próximos anos Continue a leitura e saiba mais sobre a lei!

O que é um prontuário eletrônico?

Antes de abordar a lei em si, vamos esclarecer sobre o que é um prontuário. Em todas as consultas, internações e procedimentos, é necessário registrar as informações daquele paciente, envolvendo aspectos como:

• identificação;
• queixa principal e história da moléstia atual;
• revisão dos sistemas;
• história pregressa e história familiar;
• hábitos de vida e história social;
• exame físico e demais exames previamente realizados;
• hipótese diagnóstica e condutas.

Os aspectos acima fazem parte da anamnese e são os dados são inseridos em um documento chamado prontuário. Diante da importância na assistência ao paciente, o registro deve ser padronizado a fim de facilitar a leitura por diferentes profissionais. Utilizar formatos não digitais para isso, como papéis, tem uma série de desvantagens, como: ser mais suscetível ao extravio e a perdas, além de sofrer deterioração. Portanto, um prontuário eletrônico consiste em realizar o registro em um software capaz de armazená-lo digitalmente.

Já faz algum tempo que a tecnologia é uma grande aliada dos negócios, inclusive na área de medicina. Nesse sentido, o software para clínicas médicas se tornou uma ferramenta estratégica para a gestão, o controle de processos e a redução de custos. O desenvolvimento desse tipo de sistema ocorreu justamente em um contexto de aumento na competição entre consultórios e clínicas. Para atrair e reter pacientes, não é mais suficiente oferecer um atendimento de qualidade. É necessário recorrer a diferentes maneiras de proporcionar uma melhor experiência para eles. Um bom software para clínicas médicas supre essa demanda, trazendo novas ferramentas ao consultório médico. O agendamento online, o website integrado e o prontuário eletrônico são exemplos dessas novidades. Se você busca soluções para melhorar a gestão da sua clínica, continue lendo este artigo. Nele, apresentamos as 11 principais vantagens de se utilizar um software para clínicas médicas. Confira!

1. Facilita a organização de processos e tarefas

Sabe todos aqueles processos burocráticos que utilizam muitas pilhas de papel e ainda são bastante susceptíveis a erros? Pois então, eles podem ser simplificados e mais bem organizados com um software de gestão. Uma vez que todas as tarefas são centralizadas em um mesmo sistema, dá para ter mais agilidade, com a integração entre diferentes áreas. Todas as informações, tanto da clínica quanto dos pacientes, também ficam armazenadas em um único lugar. Com isso, é possível ter mais controle sobre a gestão e o trabalho dos diferentes colaboradores.

2. Ajuda a ordenar a agenda e a rotina dos médicos

Um dos grandes problemas que podem ser resolvidos com um software para clínicas médicas é a inadequada gestão do tempo. Se antes era difícil conciliar os horários de consultas com o atendimento em outros lugares e demais compromissos, agora fica mais simples com esse tipo de ferramenta. Todas as informações são atualizadas automaticamente, facilitando o controle da agenda médica. Ela também pode ser acessada remotamente, onde e quando for necessário. Da mesma forma, são enviados lembretes de consultas e outros avisos, ajudando a evitar atrasos e a controlar melhor a rotina como um todo.

3. Otimiza o agendamento e o cancelamento de consultas

Esse era um motivo de insatisfação recorrente dos pacientes com os consultórios. Nas clínicas mais tradicionais, em que um atendente marca as consultas pelo telefone, o processo pode ser muito lento e impreciso. Isso pode resultar em erros e longas esperas. Com um software, o agendamento pode ser feito pelos próprios pacientes, por meio do acesso à plataforma no site. Para tanto, basta verificar datas e horários disponíveis e escolher qual é o mais adequado. Os cancelamentos podem ser efetuados da mesma forma, e o novo horário é colocado em disponibilidade de maneira automática.

4. Diminui a abstenção dos pacientes nas consultas

Outra facilidade do agendamento online é o envio de lembretes aos pacientes com datas e horários das consultas. Isso ajuda a diminuir as faltas, seja pela ausência de organização ou pelo simples esquecimento. Além disso, o fato de o próprio paciente fazer a marcação já reduz as abstenções, uma vez que ele pode escolher o horário mais adequado e alterá-lo com mais facilidade no sistema digital. É bom lembrar que o não comparecimento dos pacientes pode ser um problema para as clínicas. Isso porque pode não apenas atrapalhar a agenda do médico como também reduzir a lucratividade.

5. Sistematiza o espaço físico e o controle de materiais da clínica

Pode parecer apenas um detalhe, mas você já parou para calcular quanto sua clínica gasta com papel, impressão, pastas e arquivos? E o local necessário para guardar tudo isso, que poderia ser usado para mais um consultório? Ter um software para clínicas médicas também representa uma grande economia de materiais e de espaço físico. Afinal, todas as informações são armazenadas no sistema, que funciona na nuvem, e podem ser impressas somente quando for necessário.

6. Contribui para a centralização das informações dos pacientes

Armazenar as informações em um só lugar não é vantajoso só pela organização e pela economia. Ao centralizar os dados dos pacientes em uma única plataforma, é possível acessá-los e acompanhar todo o histórico deles com mais facilidade. Com o prontuário eletrônico, basta procurar pelo nome para encontrar todas as informações, como consultas, diagnósticos, resultados de exames e tratamentos anteriores. Isso ajuda a otimizar o atendimento e a torná-lo bem mais eficiente, a partir de dados mais precisos.

7. Oferece mais segurança no armazenamento de dados

Não é preciso ter medo de deixar todas as informações dos pacientes e da clínica em um mesmo lugar. No software para clínicas médicas, todos os dados ficam totalmente protegidos contra invasões de hackers, com proteção antivírus e antimalware. Além disso, uma vez que os dados são armazenados em nuvem, eles também ficam menos susceptíveis a danos ou problemas físicos, como no caso de servidores locais. Os backups são efetuados de forma automática, com as informações sendo salvas sempre que ocorrer uma atualização.

8. Reduz custos em diversos setores e processos

Todas as vantagens mencionadas até aqui, como a economia de recursos, a otimização de processos e a maior organização, representam um ganho de eficiência e, consequentemente, uma boa redução de custos. De fato, mais do que os gastos com colaboradores, materiais e equipamentos, a má gestão é a maior responsável pelas perdas em qualquer tipo de negócio. Mas, numa clínica médica, ela pode ser determinante para o seu fechamento. E de nada adianta contar com médicos qualificados e ter bons colaboradores e equipamentos modernos se a gestão da clínica não considera o melhor aproveitamento dos recursos e a redução de custos. Um sistema de gestão, inclusive, permite fazer previsões e antever cenários que podem comprometer os resultados. Ele oferece informações muito importantes para a tomada de decisões na clínica, principalmente se considerarmos que nem sempre os médicos estão preparados para essa missão.

9. Melhora a experiência do paciente

A melhor maneira de prever a experiência do paciente em um serviço de saúde é colocando-se em seu lugar. Imagine que você deseja marcar uma consulta em uma clínica específica. Caso o agendamento seja realizado de forma física, é necessário conferir o número de telefone ou ir ao local. O comparecimento físico para uma simples marcação de consulta já pode ser um desafio: é preciso ir em horário comercial, levar os documentos e preencher formulários em papel. Além disso, esse processo está mais predisposto a erros, como esquecimento de consultas e interposição com outros compromissos. Caso algum desses erros ocorra no dia da consulta, os efeitos são ainda mais prejudiciais: pode ocorrer um atraso em “efeito dominó”, refletindo em todos os atendimentos do dia. Por fim, até a relação médico-paciente pode ser prejudicada com o preenchimento de formulários burocráticos pelo médico. Eles ocupam tempo durante a consulta e mudam o foco do profissional, que deveria ser o paciente. Com o uso de um software para clínicas médicas, toda essa jornada burocrática é substituída por meio da automatização de processos. A marcação da consulta pode ser realizada online, 24 horas por dia e 7 dias por semana. No dia da consulta, o paciente recebe um lembrete, e todos os seus passos pela clínica são intuitivos. Por fim, o uso de um prontuário eletrônico auxilia no sigilo médico e permite atenção total do médico ao paciente.

10. Facilita o cadastro de pacientes

A primeira consulta com um médico específico costuma ser sempre a mais demorada. É nela que o profissional constrói uma visão geral sobre o paciente, compreendendo o quadro como um todo. Já para o paciente, também é uma oportunidade de conhecer melhor aquele que cuidará de um bem tão precioso: a sua saúde. O cadastro de pacientes enfrenta alguns empecilhos nos processos manuais. Inicialmente, vale lembrar que ele pode ser muito burocrático. Dependendo do plano de saúde, é necessário fazer, uma a uma, a interface de todos os processos envolvidos. Números de registro, data de nascimento e dados pessoais devem ser todos coletados individualmente. A primeira vantagem de um software para clínicas médicas, claro, é trazer praticidade a esse processo. Ele cruza os dados que já foram coletados — no sistema do plano de saúde, por exemplo — e evita ter que realizar um novo cadastro. Isso poupa tempo, tanto na secretaria do consultório quanto na vida do paciente. Além disso, quando se trata de uma clínica, diminuir a incidência de erros é fundamental. O uso de um software praticamente impede que isso aconteça: ele pode ser programado para realizar o cadastro apenas quando todos os campos estejam completos.

11. Contribui para os processos online

Vivemos na era digital. Hoje, uma série de softwares e processos ocorre na internet, sendo armazenados na nuvem e poupando espaço físico. Isso facilita o acesso remoto, a sincronização de dispositivos e a organização dentro do consultório, como mencionamos em itens anteriores. Algumas clínicas utilizam computadores e dispositivos, mas não realizam essa integração de forma eficiente. Um exemplo muito comum é o uso de documentos no Word para realizar a evolução dos pacientes. Péssima ideia: tudo o que necessitar ser sincronizado terá que ser refeito, além de possibilidades explícitas de quebra de sigilo médico. O software para clínicas médicas realiza todo esse processo de forma natural e automática. Hoje, a maioria dos softwares já conta com armazenamento na nuvem, tornando mandatória a sincronização online. Dessa maneira, você pode esquecer o retrabalho e deixar o programa fazer as sincronizações para você. Enfim, essas são apenas algumas das principais vantagens de se adotar um software para clínicas médicas. Ainda podem existir outras, de acordo com fatores como a localização, o tamanho e, até mesmo, a área de atuação. O mais importante é saber o quanto uma boa gestão é fundamental e como esse tipo de ferramenta pode ajudar. Gostou de saber mais sobre software para clínicas médicas? Quer entender melhor como ele funciona? Entre em contato conosco agora mesmo e tire todas as suas dúvidas!